Deuxième partie – Créer des sites d’équipe SharePoint Online modernes

Deuxième partie – Créer des sites d’équipe SharePoint Online modernes

Dans la première partie de cette série, nous vous avons montré comment créer un nouveau site d’équipe SharePoint Online. Ce site sert d’espace de collaboration à une équipe d’exploitation.

Nous avons expliqué comment :

• créer le site à partir du centre d’administration SharePoint, un groupe Microsoft 365 associé
• fournir trois groupes de permissions SharePoint Online par défaut pendant le processus
• accéder au nouveau site de l’équipe à partir du centre d’administration SharePoint.

Dans la deuxième partie, nous vous montrerons comment enregistrer un Hub Site et y associer le nouveau site d’équipe. Nous décrirons également :

• comment ajouter un lien vers votre site d’équipe sur la page de renvoi de votre intranet
• comment utiliser la fonction de ciblage de l’audience pour que vos utilisateurs SharePoint Online ne voient que le contenu autorisé.

Enregistrement d’un site Hub dans SharePoint Online

Un site Hub dans SharePoint Online est un moyen de connecter et d’organiser les sites de votre environnement SharePoint Online. Et de faciliter l’application d’une navigation et d’une structure de site standard sur les sites associés. Il favorise également une recherche efficace sur les sites qui sont liés par l’association Hub. Cela permet de découvrir le contenu associé.

Vous pouvez trouver plus d’informations sur les sites de Hub ici.

Pour enregistrer votre site SharePoint en tant que site Hub, vous devez accéder au centre d’administration SharePoint. Vous devez être soit un administrateur global, soit un administrateur SharePoint. 

Mise en oeuvre

1. Une fois que vous vous êtes connecté, vous devrez à nouveau naviguer vers les centres d’administration > SharePoint. Ensuite, naviguez vers Sites actifs. Et dans la barre de recherche, entrez le nom du site que vous souhaitez enregistrer comme site Hub. 
2.  Le site de ma page de renvoi s’appelle H U B 3 6 5. Et lorsque je le sélectionne, je peux cliquer sur Hub dans le menu supérieur et choisir l’option Enregistrer comme site hub.

3. Cela m’amène à l’écran suivant. Le champ du nom du Hub est prérempli. Et je peux choisir quels groupes sont autorisés à associer des sites à notre nouveau Hub.  Dans cet exemple, je vais attribuer cette autorisation au groupe Pratiques 365 Membres, comme indiqué ci-dessous.

4. Pour ce scénario, je l’ai nommé H U B 3 6 5. Et lorsqu’il est sélectionné, vous pouvez voir le nom de votre Hub et les sélections de groupe complétées. Cliquez sur Enregistrer.

5. Vous verrez alors l’écran suivant. Le champ du nom du Hub est prérempli. Et vous pouvez choisir les groupes autorisés à associer des sites à notre nouveau Hub. Dans cet exemple, vous pouvez attribuer cette autorisation au groupe Pratiques 365 Membres.

Maintenant que nous avons défini notre site principal, nous allons y associer notre site d’équipe.

Associer votre site d’équipe au site Hub

Pour associer un site d’équipe à notre site de hub nouvellement enregistré, nous devons rester dans la section du site actif du centre SharePoint et effectuer les étapes suivantes.

1. Tout d’abord, nous devons rechercher notre site Team, que nous avons nommé Operations.

2. Dans le menu supérieur, nous devons à nouveau sélectionner l’option Hub, et cette fois choisir Associer avec un hub.

3. Dans la liste déroulante « Select a hub », nous choisirons le hub H U B 3 6 5 créé précédemment. Nous pouvons ensuite cliquer sur Save. Et nous verrons que notre site Team est maintenant associé à H U B 3 6 5 comme prévu.

4. Si nous cliquons à nouveau sur le site des opérations, nous pouvons afficher les propriétés du site. Comme indiqué ci-dessous, l’association actuelle du site à un concentrateur est affichée. Si vous cliquez sur Modifier, vous pouvez modifier votre sélection de concentrateur.

Pour récapituler, nous avons maintenant configuré notre page de renvoi pour qu’elle soit un site Hub enregistré. Puis nous avons associé notre site d’équipe au nouveau site Hub. Ensuite, nous pouvons jeter un coup d’œil aux options de navigation du site Hub et configurer le ciblage de l’audience.

Sur les sites Hub nous pouvons définir une barre de navigation cohérente en haut de toutes les pages du site. Les pages sont soit le site Hub lui-même, soit celles du site associées au site pivot. Nous allons vous expliquer comment y parvenir dans les étapes suivantes.

Ajout d’un lien à la navigation du site Hub et définition des options de ciblage de l’audience

1. Tout d’abord, veuillez naviguer vers le site Hub, notre page d’accueil intranet H U B 3 6 5. La page comprend maintenant un lien de navigation supérieur H U B 3 6 5 et une option « Ajouter un lien ».

2. En cliquant sur « Ajouter un lien », vous verrez d’abord l’option « Activer la navigation sur le site pour le ciblage de l’audience ». Nous allons donc déplacer le curseur sur « Activé » pour ce paramètre. Simultanément, les options d’ajout de lien apparaîtront également. Pour ajouter notre site de l’équipe des opérations comme lien à la navigation du Hub, nous allons compléter les paramètres.

Les champs que nous devons remplir dans l’option Ajouter un lien sont les suivants ;

3. Cliquez sur OK pour terminer la création du nouveau lien ou de la nouvelle étiquette.  Il apparaîtra désormais dans le menu de navigation du Hub.

4. En cliquant sur le nouveau lien Opérations, vous accéderez directement au nouveau site de l’équipe, comme indiqué ci-dessous. Vous remarquerez que le menu supérieur de navigation du Hub est également présent sur le site de l’équipe.

Maintenant que la navigation sur le site du Hub fonctionne, examinons plus en détail la fonction de ciblage de l’audience.

Le ciblage d’audience en action

Le ciblage d’audience, tel que décrit par Microsoft, « aide le contenu le plus pertinent à atteindre les bons publics. En activant le ciblage d’audience, le contenu spécifique sera priorisé pour des audiences spécifiques. Cela se fait par le biais de composants web SharePoint, de bibliothèques de pages et de liens de navigation ».

Vous pouvez en savoir plus sur les capacités du ciblage d’audience ici.

Nous avons déjà activé le ciblage d’audience. Cela ajoute un lien vers notre site de l’équipe des opérations dans le menu de navigation du site Hub. Vous vous souviendrez que nous avons assigné l’utilisateur nommé Jane Bloggs comme membre du site de l’équipe des opérations.

Exemple

Pour vous montrer d’autres principes de ciblage d’audience, j’ai créé un autre site d’équipe appelé Procurement. Je l’ai associé au site Hub H U B 3 6 5. J’ai créé un lien de navigation du site Hub pour le nouveau site. J’ai également désigné un utilisateur nommé James Smith comme membre du nouveau groupe de sites de l’équipe des achats. Cependant, Jane Bloggs ne sera pas membre de ce groupe.

Alors, quel est le résultat ici ? Vous remarquerez est que le lien du site d’approvisionnement apparaît désormais dans la barre de navigation du site du Hub. Vous verrez la capture d’écran ci-dessous lorsque vous êtes connecté à SharePoint Online en tant qu’administrateur du site.

Connecté à SharePoint sous James Smith, nous ne pouvons accéder qu’au lien du site d’approvisionnement à partir de la barre de navigation du site Hub, à partir de la page de renvoi Intranet.  Cela est dû au fait que James Smith n’est pas membre du groupe de sites de l’équipe des opérations.

Le même principe s’applique lorsque James ouvre le site de l’équipe des achats. La navigation du site du Hub s’affiche. Et les paramètres de ciblage de l’audience signifient que James n’a à nouveau aucune visibilité du lien du site de l’équipe des opérations.

Application

Au moment de la rédaction de ce blog, le ciblage d’audience dans SharePoint Online ne peut être actif que dans le contenu suivant.

• Liens de navigation – promouvoir les liens destinés à des publics spécifiques dans l’ensemble de la navigation d’un site, y compris dans le hub et le footer.

Important : à partir d’avril 2020, Microsoft a introduit le ciblage d’audience pour les liens de navigation. Désormais, cette fonctionnalité est disponible dans tous les environnements de cloud computing.

• Pages – ciblez des pages de site spécifiques vers des publics spécifiques dans une bibliothèque de pages.
• Partie Web d’actualités : diffusez des articles d’actualités spécifiques à des publics spécifiques sur la page de démarrage, dans l’application mobile et dans les parties Web d’actualités pour lesquelles le ciblage de public est actif.
• Webpart Contenu mis en évidence : affichez dynamiquement le contenu pertinent d’une liste ou d’une bibliothèque sur une page, un site ou une collection de sites.

Remarque : les points ci-dessus sont décrits dans la page Web suivante de Microsoft sur le ciblage de l’audience.

Qu’est-ce que cela signifie exactement ? À titre d’exemple, si nous ajoutons une section Liens rapides en haut de notre page de renvoi contenant des liens vers les sites de l’équipe des opérations et de l’équipe des achats, le ciblage d’audience n’aura pas d’effet. Tous les membres et visiteurs de la page Intranet pourront voir ces deux liens.

Bilan

Cependant, il est important de noter que les autorisations pour ces sites d’équipe seront, bien sûr, toujours appliquées. Par conséquent, si notre utilisateur James Smith clique sur la tuile Opérations, il ne pourra pas y accéder et verra à la place ce qui suit.

Je m’attends à ce qu’au fur et à mesure que Microsoft améliore et affine la fonction de ciblage d’audience, de plus en plus de composants Web SharePoint Online (tels que les liens rapides) deviennent compatibles avec le ciblage d’audience.

Conclusion

Dans cet article, nous vous avons montré les étapes à suivre pour enregistrer un site de hub dans le centre d’administration SharePoint et y associer un site d’équipe. Nous vous avons également montré comment utiliser le menu de navigation du site central pour ajouter des liens vers votre site d’équipe sur la page de renvoi de votre intranet. Enfin nous avons expérimenté la fonction de ciblage de l’audience pour faire en sorte que vos utilisateurs SharePoint Online ne voient que le contenu autorisé à voir grâce à leur appartenance à un groupe.