Utiliser les bibliothèques SharePoint Online pour la gestion des documents
Sur le lieu de travail moderne, nous utilisons de multiples systèmes pour répondre aux besoins de l’entreprise. Pour le système d’information sur les ressources humaines (SIRH), les sites intranet et wiki nous suivent partout où nous allons.
Bien souvent, tous ces sites contiennent des informations en double que nous devons gérer. Ainsi, il est toujours difficile de maintenir une version à jour du document sur chaque site.
Voici un scénario commun à de nombreuses organisations. Le département des ressources humaines gère et publie les politiques de l’entreprise sur l’intranet de l’entreprise et dans le SIRH. Il conserve aussi une copie originale du document sur la machine locale ou le lecteur partagé pour les révisions.
Le lecteur partagé ou la machine locale contient deux copies du document :
- une version Microsoft Word pour l’édition
- une version PDF pour le partage par téléchargement sur l’intranet et le SIRH.
En outre, les RH peuvent distribuer une version non modifiable du document aux administrateurs de l’intranet et du SIRH. Afin qu’ils la téléchargent chaque fois que des modifications sont apportées à une politique.
Voilà à quoi ça ressemble :
Comme vous pouvez le constater, il existe quatre copies d’un même document à plusieurs endroits. D’autant que les RH doivent s’assurer que l’Intranet et le SIRH ont la même copie du document téléchargé.
Dans cet article, je vais vous présenter une solution pour cette configuration complexe en utilisant une bibliothèque de documents SharePoint. Grâce à cela, les administrateurs SIRH et Intranet n’ont plus besoin de s’impliquer dans le processus de publication des politiques.
Ok, commençons.
Créer une bibliothèque de documents SharePoint
Tout d’abord, vous devez créer une bibliothèque de documents SharePoint avec les colonnes indiquées ci-dessous. De fait, vous pouvez ajouter d’autres colonnes en fonction des besoins de votre entreprise. Pour cette démonstration, j’ai nommé la bibliothèque de documents Politiques d’entreprise.
Il existe une colonne que j’ai spécifiquement créée à des fins de partage, appelée URL de partage. Cette colonne est simplement une colonne de texte brut qui stocke l’URL de partage du fichier. Vous verrez plus tard pourquoi vous avez besoin de cette colonne.
Ensuite, nous devons activer l’approbation du contenu pour la bibliothèque en naviguant vers les paramètres de la bibliothèque -> Paramètres de versionnement.
En activant cette fonction, chaque fichier de la bibliothèque de documents doit être approuvé pour accéder aux modifications apportées au fichier. Ce paramètre résoudra le problème où les RH doivent maintenir des versions de travail et approuvées du fichier. Après avoir activé cette fonction, vous remarquerez que la colonne Statut d’approbation apparaît dans la vue en liste. Mais vous n’avez aucun contrôle sur le champ Statut d’approbation.
Maintenant que la bibliothèque de documents est prête à accueillir des fichiers, configurons les autorisations.
Configurer les autorisations
La bibliothèque de documents sur les politiques d’entreprise étant très importante, nous voulons nous assurer que les fichiers sont protégés. Pour ajouter une protection supplémentaire, nous allons rompre l’héritage des autorisations au niveau du site. Ainsi les utilisateurs du site n’ont pas accès à la modification des fichiers dans la bibliothèque ciblée. Nous devrons également permettre aux approbateurs de politiques d’avoir accès à l’approbation des fichiers avant visibilité pour l’ensemble de l’organisation. Veuillez suivre ce lien pour en savoir plus sur la personnalisation des autorisations de site SharePoint. Si vous souhaitez comprendre les niveaux de permission de SharePoint, consultez ce lien.
Effectuons ces changements. Naviguez vers la page Paramètres de la bibliothèque SharePoint et cliquez sur Permissions pour cette bibliothèque de documents.
Ensuite, cliquez sur Stop Inheriting Permissions.
Groupe SharePoint d’approbation
Nous pouvons maintenant attribuer à un groupe SharePoint spécifique le rôle d’approbateur pour cette bibliothèque de documents. Commencez par créer un groupe SharePoint, puis ajoutez les utilisateurs qui seront les approbateurs de cette bibliothèque.
Dans la page des autorisations des paramètres de la bibliothèque, cliquez sur Accorder des autorisations. Recherchez le nom de votre groupe d’approbateurs, puis sélectionnez un niveau d’autorisation de modification, et enfin cliquez sur Partager.
Assurez-vous que les autres utilisateurs ont l’autorisation de lecture seule pour la bibliothèque.
La bibliothèque est maintenant prête pour le téléchargement d’un fichier. Si vous prévoyez de tester les autorisations des utilisateurs, je vous recommande d’utiliser deux ordinateurs différents. En effet il arrive que Microsoft Office ne sache plus avec quel compte vous êtes connecté.
Cliquez sur Télécharger, sélectionnez Fichier et naviguez vers la machine locale pour choisir votre document à télécharger.
Partager un fichier
Une fois le fichier téléchargé, nous devrons compléter les métadonnées du fichier. Mais avant de le faire, nous allons obtenir l’URL partageable du fichier. Sélectionnez le fichier, cliquez sur le bouton Partager et choisissez Les personnes de votre organisation ayant le lien peuvent modifier.
Dans l’étape suivante, désélectionnez Autoriser la modification et cliquez sur Appliquer.
Dans les deux étapes précédentes, nous avons personnalisé l’URL partageable qui permettra d’accéder à votre fichier en mode lecture seule. Si vous ne voyez pas d’options de partage, demandez à votre administrateur de vérifier les paramètres au niveau du tenant.
Copier l’url
Maintenant, nous devons copier l’URL et l’enregistrer dans les métadonnées du fichier pour y accéder facilement.
Cette URL reste inchangée tout au long du cycle de vie du fichier. Puisque nous avons copié l’URL dans le presse-papiers, modifions les métadonnées du fichier que nous venons de télécharger. Sélectionnez le fichier, et sur le côté droit de l’écran, modifiez les métadonnées.
Vous remarquerez que la colonne Statut d’approbation indique que le fichier est en attente d’approbation. Ce qui signifie que le fichier n’est pas disponible pour les autres utilisateurs. Mais si après approbation, vous avez ensuite apporté des modifications avec le statut d’approbation « En attente », les utilisateurs auront accès au fichier avec la dernière version approuvée. Pour plus de détails, visitez ce lien et découvrez l’approbation de contenu SharePoint.
Approuver le fichier
Approuvons ce fichier en cliquant sur les ellipses (trois points), sur Plus et ensuite sur Approuver/Rejeter. Cela qui rend ce fichier disponible via une URL partageable ou un accès direct à la bibliothèque.
Super, nous avons préparé l’espace de travail pour notre équipe RH. Vous devrez expliquer à votre équipe RH qu’elle peut travailler en toute sécurité sur les fichiers de cette bibliothèque. Et seules les versions approuvées seront visibles par les employés. Vous devrez également expliquer que le fichier devient non approuvé (en attente) dès qu’il est modifié et enregistré. Cela résoudra le problème où les RH devaient conserver deux copies du document.
Ensuite, nous devrons fournir des URLs partageables du fichier aux administrateurs des sites Intranet et SIRH. Pour qu’ils puissent afficher ces politiques. Les administrateurs de l’intranet et du SIRH doivent concevoir leurs pages HTML une seule fois. Et lorsque les RH apportent des modifications au fichier et l’approuvent, les changements se reflètent immédiatement . Vous pouvez fournir les métadonnées du fichier aux administrateurs de l’intranet en exportant la bibliothèque SharePoint vers Excel.
Cliquez sur le bouton Exporter vers Excel, qui permet de télécharger un fichier de requête.
Une fois le fichier de requête ouvert, les métadonnées seront exportées vers Excel. Vous pouvez enregistrer ce fichier et l’envoyer aux administrateurs de votre intranet et de votre SIRH. Vous devez le faire une seule fois tant que vous n’ajoutez pas de nouvelles politiques qui doivent être partagées.
Comme vous pouvez le voir, la colonne Share URL a été exportée vers Excel. Les administrateurs d’intranet et de SIRH peuvent l’utiliser pour concevoir leurs pages web respectives.
Démonstration
Pour une démonstration rapide, j’ai construit une page HTML très simple. Dans le but de montrer comment vous pouvez partager des politiques en dehors de Sharepoint en utilisant l’URL partageable. Vous pouvez également créer un modèle d’e-mail pour partager des fichiers avec vos employés. Aujourd’hui, presque tous les systèmes de gestion de contenu vous permettent de concevoir des pages HTML très facilement. Il peut même s’agir de votre site WordPress à partager avec un public plus large.
Faisons une démonstration du fonctionnement de notre nouveau système.
Montrons d’abord que lorsque j’accède au fichier à partir de SharePoint ou d’une page web externe, j’accède au même fichier.
Ensuite, je vais vous montrer comment un fichier passe en version « non approuvée » (Pending) si je fais une modification.
Comme les dernières modifications ne sont pas encore approuvées, tous les employés ne verront que la version approuvée du document. Tout d’abord faisons la démonstration en se connectant avec deux comptes différents :
- un approbateur RH
- un utilisateur normal (John Doe).
Et enfin, je vais approuver le document qui met automatiquement à jour le lien qui est exposé à tous les employés.
Il est facile de mettre en place un système permettant d’éliminer les tâches inutiles et fastidieuses de vos employés. Vous pouvez également améliorer ce processus en utilisant Microsoft Flow en envoyant des alertes et des notifications. En effet, nous garderons cela pour un article de blog ultérieur.