Partager un fichier ou un dossier dans SharePoint

Partager un fichier ou un dossier dans SharePoint

Il s’agit de l’une des principales caractéristiques de SharePoint, c’est dans son nom après tout. Vous pouvez partager des fichiers ou des dossiers entiers avec d’autres utilisateurs à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation.

Partager un élément

Sélectionnez l’élément que vous souhaitez partager et cliquez sur l’icône de partage dans la ligne ou dans le ruban.

Le menu « Envoyer le lien » s’ouvre alors et plusieurs options sont disponibles:

1. Sélectionnez qui doit pouvoir accéder à l’élément. En fonction de l’option sélectionnée, d’autres options de partage seront disponibles, comme:
   • l’autorisation de modifier,
   • l’ouverture en mode révision,
   • la définition d’une date d’expiration de l’accès,
   • la définition d’un mot de passe
   • le blocage des téléchargements.
2. Saisissez l’adresse électronique ou les groupes avec lesquels vous souhaitez partager l’élément.
3. Ajoutez un message aux utilisateurs concernant l’élément que vous partagez avec eux. Ceci n’est pertinent que si vous utilisez le bouton Envoyer.
4. Utilisez les boutons « Copier le lien », « Outlook » ou « Envoyer » pour partager le fichier.
   • Le bouton « Copier le lien » vous permet de copier / coller un lien que vous pouvez partager manuellement avec les utilisateurs concernés.
   • « Outlook » ouvrira un e-mail prérempli avec le lien de partage afin que vous puissiez envoyer l’invitation depuis votre propre adresse email. Vous pouvez modifier cet e-mail avant de l’envoyer.
   • « Envoyer » enverra un email à l’utilisateur avec les détails de l’élément partagé. Cet e-mail sera automatiquement envoyé depuis votre compte et vous ne pourrez pas le modifier avant de l’envoyer.

Notez que lorsque vous partagez un dossier, les destinataires auront accès à tous les fichiers du dossier ainsi qu’à tous les fichiers des sous-dossiers. Pour cette raison, il peut être plus prudent de partager des fichiers individuels.

Supprimer l’accès à un élément partagé

Vous pouvez voir qui a accès à un élément ou révoquer tout accès que vous avez précédemment accordé via un lien partagé.

Pour cela, cliquez sur l’icône à trois points de l’élément sélectionné et choisissez « Gérer l’accès » dans les options.

Cela ouvrira une fenêtre qui répertorie tous les liens donnant accès à l’élément. Cliquez sur les trois points à côté du lien que vous voulez révoquer.

Cliquez ensuite sur le X à côté du lien pour le supprimer.

Afficher tous les éléments partagés avec des utilisateurs externes

Au fur et à mesure que vous partagez des éléments, vous pouvez commencer à perdre la trace des éléments que vous avez partagés.

Cependant, vous pouvez visualiser tous les éléments que vous avez partagés en externe. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut à droite pour ouvrir les paramètres SharePoint, puis cliquez sur Utilisation du site.

Faites défiler vers le bas et vous verrez une section intitulée Partagé avec des utilisateurs externes. À partir de là, vous pouvez afficher les autorisations pour cet élément et les révoquer si nécessaire.