6 conseils et astuces qui feront de vous un professionnel de OneDrive
De nos jours, les solutions de stockage en ligne comme OneDrive sont importantes. Notre vie se déroule de plus en plus en ligne. Lorsqu’il s’agit de travailler, vous voudrez sans aucun doute garder vos documents en sécurité. Aujourd’hui, nous allons nous recentrer sur 6 principaux conseils et astuces qui sont excellents pour les utilisateurs familiers de OneDrive.
Conseil OneDrive 1 : Utilisez la vérification en deux étapes
Le premier conseil est un conseil qui devrait être évident — sécuriser votre compte. Votre compte OneDrive contient probablement des informations sensibles, c’est donc indispensables de le sécuriser avec la vérification en deux étapes. Vous pouvez la configurer avec votre compte Microsoft en cliquant ici et en suivant les étapes indiquées à l’écran. Les comptes professionnels et scolaires fonctionnent également avec cette fonction, bien que les étapes soient différentes.
Une fois configuré, vous pouvez utiliser soit :
- votre numéro de téléphone,
- une application comme Microsoft Authenticator,
- une clé de sécurité pour ajouter une couche supplémentaire de sécurité à OneDrive. Il existe de nombreux types de clés de sécurité, comme YubiKey, ou des clés génériques, également. Assurez-vous simplement que la clé est conforme à la norme FIDO 2.
Ainsi, chaque fois que vous vous connecterez à OneDrive, vous devrez entrer un code pour prouver votre présence. C’est un excellent moyen de garder vos fichiers hors de portée des mauvaises mains.
Conseil OneDrive 2 : Gérez votre stockage
Ce deuxième conseil est un autre que les professionnels de OneDrive ont souvent en tête. À mesure que vous ajoutez des fichiers dans OneDrive, il est facile d’oublier l’espace de stockage occupé. C’est à cela que sert la page Gérer le stockage de OneDrive. Si vous visitez cette page, vous verrez un graphique en haut. Ce graphique vous informe de la quantité de stockage disponible et de la quantité utilisée par votre compte.
Vous verrez également des liens pour vider la corbeille ou voir ce qui prend le plus d’espace. Si vous disposez d’un plan OneDrive gratuit, cette page est utile pour ne pas dépasser vos limites. Bien entendu, vous bénéficiez d’un espace de stockage de 1 To avec un plan personnel Microsoft 365. Evidemment tout le monde n’en a pas forcément besoin.
Conseil OneDrive 3 : Accès hors ligne
Les fichiers dans OneDrive sont stockés dans le cloud. Mais si vous prévoyez d’être hors réseau temporairement, vous pouvez marquer certains fichiers dans OneDrive pour un accès hors ligne. Marquer des fichiers pour un accès hors ligne vous permettra d’avoir accès aux fichiers lorsque l’Internet n’est pas disponible. L’accès hors ligne fonctionne sur PC et Mac, ainsi que sur Android et iOS.
Sur un PC, vous pouvez rendre les fichiers OneDrive hors ligne avec la fonction Fichiers à la demande. Vous pouvez configurer cette fonctionnalité en consultant les instructions de Microsoft ici. Une fois configurée, vous pourrez voir quels fichiers ont un accès hors ligne en fonction de l’icône du fichier. S’il y a une coche blanche dans un cercle vert, le fichier est conservé localement sur votre appareil. Vous pouvez sélectionner « Toujours conserver sur cet appareil » si vous souhaitez profiter du dossier ou du fichier hors ligne.
Sur mobile, vous cliquez sur les trois points à côté du fichier, puis appuyer sur « Rendre disponible hors ligne ». Une fois que vous avez marqué un fichier hors ligne, OneDrive le répertorie également dans une vue « Fichiers hors ligne ». Vous pouvez toucher l’icône Personne dans OneDrive pour iOS en haut à gauche de l’écran, et toucher « Fichiers hors ligne » pour trouver tous vos fichiers hors ligne.
Conseil OneDrive 4 : utilisez la fonction de numérisation de l’application mobile à votre avantage !
Le suivant est un conseil sur les applications mobiles OneDrive. Saviez-vous que vous pouvez numériser, signer et envoyer un document avec l’application mobile OneDrive ? C’est utile pour les factures, et d’autres choses personnelles comme les reçus. Vous pouvez le faire en quelques étapes en sélectionnant l’icône de numérisation en bas de l’application OneDrive. Puis vous sélectionnez Document pour numériser l’élément. Cliquez sur le bouton du cercle blanc pour terminer la numérisation. Puis vous pouvez sélectionner l’icône du stylo et choisir une couleur pour signer ou dessiner sur l’image. Une fois terminé, vous pouvez appuyer sur Terminé et entrer un nom de fichier et l’enregistrer. Ce fichier peut ensuite être partagé ultérieurement.
Conseil OneDrive 5 : utilisez le volet des détails du fichier à votre avantage !
Vous partagez ou ouvrez un grand nombre de fichiers ? Pourquoi ne pas utiliser le volet des détails du fichier à votre avantage ? Pour ce faire, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur un fichier, puis de choisir Détails. À partir de là, vous verrez un grand nombre d’informations sur votre fichier. Vous pouvez voir qui y a accès, avec qui il a été partagé et qui l’a commenté. C’est également un excellent outil pour la photographie. Vous pouvez voir des informations telles que l’appareil photo utilisé et ses paramètres. Pour les photos prises avec un téléphone, vous pouvez voir des informations de localisation. Et pour certaines photos, vous pouvez même voir le texte qui a été extrait de la photo.
Conseil OneDrive 6 : utilisez l’historique des versions pour restaurer les versions précédentes d’un fichier
Le dernier élément de notre liste est l’historique des versions. Avec l’historique des versions de OneDrive, vous pouvez restaurer les versions précédentes des fichiers stockés dans OneDrive. Cette fonctionnalité fonctionne avec tous les fichiers Office, PDF, CAO, photos, vidéos et autres fichiers. Dans OneDrive Web, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le fichier à restaurer. Puis, à partir de là, sélectionnez Historique des versions. Vous pourrez alors cliquer sur Restaurer et sélectionner la période à laquelle vous souhaitez restaurer le fichier.
Vous pouvez également utiliser l’historique des versions de OneDrive dans l’Explorateur de fichiers de Windows 10. Il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le fichier et de sélectionner « Historique des versions ». Ensuite, sélectionnez les ellipses (…) à côté de la version que vous voulez et cliquez sur Restaurer.
Nous avons tout ce qu’il vous faut !
OneDrive n’est qu’une petite partie de Microsoft 365. Si vous utilisez déjà OneDrive, nous vous invitons à consulter nos autres guides. Nous avons déjà abordé les thèmes suivants : Teams, Word, Excel, PowerPoint, et bien d’autres encore. Consultez notre hub Microsoft 365 pour découvrir d’autres modes d’emploi, fonctionnalités et articles d’actualité.