Microsoft 365 : 7 astuces pour être plus productif
Maîtriser les dernières astuces de Microsoft 365 est un moyen utile pour tirer le meilleur parti de cet outil. Mais surtout vous travaillerez plus intelligemment et serez aussi productif que possible lorsque vous travaillez à domicile.
Voici 7 conseils et astuces à utiliser lorsque vous utilisez Microsoft 365 pour le travail :
#1 Apprenez Microsoft 365 tout en travaillant
Vous avez l’impression d’être un novice de Microsoft 365 ? Alors vous devez utiliser « Tell Me ». C’est un champ de texte dans lequel vous pouvez saisir des mots et des phrases sur vos tâches à venir. Ainsi donc, vous accédez rapidement aux fonctionnalités que vous voulez utiliser ou aux actions que vous voulez effectuer.
Lorsque vous modifiez un document dans Office Online, vous accédez à « Tell me » en appuyant sur l’ampoule située à droite des onglets, comme ci-dessous :
#2 Collaborez efficacement
L’une des meilleures fonctionnalités de Microsoft 365 est la possibilité de collaborer et de modifier des documents avec vos collègues.
En enregistrant vos fichiers sur OneDrive ou SharePoint, vous pouvez les partager instantanément avec vos collègues. Ainsi vous suivez leurs modifications à mesure que vous travaillez sur un projet ou un document fini. Travaillez ensemble sur des contrats et des classeurs Excel depuis le confort de votre bureau à domicile. Pour en savoir plus sur la façon de procéder, cliquez ici :
#3 Joindre des fichiers avec SharePoint
Plutôt que de passer par le processus laborieux de joindre des fichiers par e-mail, utilisez la fonction « Share+ » dans Sharepoint. Vous économisez ainsi un espace précieux dans votre boîte de réception. De plus vous gagnez quelques minutes sur une tâche, ce qui vous laisse plus de temps pour d’autres responsabilités.
#4 Créer des groupes
La création de groupes Office 365 vous permet de maintenir la communication avec des départements et des collègues spécifiques. Une fois le groupe créé, vous pouvez partager un calendrier, échanger des fichiers et chatter de manière pratique.
#5 Continuer à signer des accords et des contrats
Saviez-vous que vous pouvez faire signer n’importe quel document dans Word ou Outlook sans impression et numérisation ? DocuSign vous permet de signer, d’envoyer et de gérer des documents n’importe où et sur n’importe quel appareil. Et ils sont également sécurisés et conformes à la loi.
#6 Économisez l’espace précieux de votre boîte de réception
Au lieu d’échanger des courriels pendant une demi-heure pour trouver une heure de réunion convenable, profitez de Microsoft Scheduling Assistant. Lorsque vous partagez vos calendriers, vous pouvez utiliser Scheduling Assistant pour trouver un moment pour vous rencontrer.
Comment procéder ? Créez un événement sur votre calendrier et ajoutez les personnes que vous souhaitez inviter. Ensuite, utilisez le sélecteur de temps de l’assistant de planification pour glisser et déposer à un moment du calendrier. Cela signifie que tout le monde est disponible. C’est fait !
#7 Travail d’équipe sur Internet
L’une des choses qui manquent vraiment aux personnes travaillant à domicile, c’est de ne pas pouvoir attirer l’attention d’un collègue. Lorsque nous travaillons au bureau à côté de quelqu’un, nous pouvons dire « Hé, John ! ».
Pour y remédier, utilisez les mentions @ d’Outlook. Si vous mentionnez @John dans un message électronique, le destinataire verra qu’il a été invité à participer à la conversation. Cela attirera son attention et l’incitera à répondre. De plus, lorsque d’autres personnes vous mentionnent par @, la boîte de réception affiche les phrases pertinentes autour de votre mention @ directement dans l’extrait de votre message. Cette fonctionnalité vous permet de savoir en un clin d’œil ce dont vous devez tenir compte.
Ces conseils vous aideront à vous adapter pour être aussi productif que possible tout en travaillant à domicile. Vous avez des conseils et des astuces sur Microsoft 365 ? Faites-le nous savoir !