Comment activer la recherche Microsoft dans Office 365

Comment activer la recherche Microsoft dans Office 365

2018 a marqué le lancement de Microsoft Search. Désormais, Microsoft Search est disponible sur Outlook, OneNote, Teams, SharePoint et dans les apps Office complètes.

Si vous voulez l’activer et commencer à le personnaliser pour votre organisation, vous pouvez le faire. Les administrateurs informatiques peuvent l’activer dès aujourd’hui. Dans ce court article, je vais vous montrer comment.

Ce qu’il faut attendre de Microsoft Search aujourd’hui

Aujourd’hui, vous pouvez accéder à Microsoft Search via Bing for Business. Cela vous permet d’effectuer des recherches dans la quasi-totalité de vos données Office 365. Cela se fait d’une manière beaucoup plus riche que ne le permet Delve. Non seulement vous pouvez effectuer des recherches dans votre courrier électronique, vos personnes et vos fichiers. Mais vous pouvez également effectuer des recherches dans les chats Microsoft Teams et les conversations Yammer. En tant que point de départ pour la recherche, c’est une grande amélioration.

Microsoft Search integrated into Bing
Figure 1: Microsoft Search integrated into Bing

Aujourd’hui, vous pourrez également profiter d’expériences similaires dans Office.com et dans les applications SharePoint.

Activer la recherche Microsoft

Si vous souhaitez activer Microsoft Search, rendez-vous dans le centre d’administration de Microsoft 365, puis accédez à Paramètres>Services et compléments. Localisez Microsoft Search. Après sélection de Microsoft Search, vous l’activerez, puis aboutirez à la première installation.

Figure 2: Activating Microsoft Search
Figure 2: Activating Microsoft Search

Au premier lancement, vous arriverez sur le centre d’administration de Bing for Business. C’est là que vous gérez Microsoft Search et que vous sélectionnez les services que vous allez connecter :

Comment activer la recherche
Figure 3: First run experience for Microsoft Search

Si vous testez cette fonctionnalité au sein de l’entreprise et que vous souhaitez restreindre l’accès, vous pouvez en limiter l’accès. Pour ce faire, sélectionnez Utilisateurs et autorisations. Vous pouvez alors choisir de restreindre l’accès à Microsoft Search à certains utilisateurs ou groupes Azure AD :

Comment activer la recherche
Figure 4: Selecting users and permissions

Aider les utilisateurs à trouver du contenu

Après avoir testé la recherche sur le site Bing for Business, vous voudrez peut-être doter vos utilisateurs d’une aide capable de trouver du contenu pertinent. Vous avez la possibilité d’ajouter des questions et des réponses, ainsi que des signets.

Dans l’exemple ci-dessous, nous allons ajouter un signet pour le podcast All About 365. Nous voulons que les utilisateurs le trouvent facilement lorsqu’ils tapent des mots clés comme « podcast ». Lorsque nous créons notre signet, nous voyons un aperçu en temps réel du signet. Y compris une description et des liens vers le contenu pertinent.

Comment activer la recherche
Figure 5: Creating a bookmark

Une fois notre signet créé, les utilisateurs peuvent désormais rechercher des termes pertinents pour l’organisation. Et ainsi ils obtiennent de bons résultats. Dans la configuration, nous pouvons également importer SharePoint Best Bets afin d’utiliser le travail existant que nous avons effectué. Cela permet d’ajouter des mots-clés aux résultats de recherche SharePoint.

Du point de vue des utilisateurs, les signets s’affichent aux côtés d’autres résultats de recherche de notre organisation. Vous pourrez donc les diriger vers le bon contenu. Mais ils obtiendront également des informations potentiellement plus pertinentes pour eux, comme :

  • les fichiers sur lesquels ils ont travaillé
  • les personnes avec lesquelles ils ont discuté dans Teams et Yammer.
Comment activer la recherche
Figure 6: Microsoft Search results including organizational bookmarks

Résumé

Microsoft Search est présent dans toute votre suite Office 365, des applications de bureau aux appareils mobiles. Il est donc important de se familiariser avec Microsoft Search afin que les utilisateurs puissent afficher des informations pertinentes.

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