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Première partie – Comment créer un intranet SharePoint Online

25/06/2022 in SharePoint



Première partie – Comment créer un intranet SharePoint Online

Première partie – Comment créer un intranet SharePoint Online

How to Create a SharePoint Online Intranet - Part One

SharePoint existe sous différentes formes depuis longtemps, et il a beaucoup évolué et changé au fil du temps. Dans cette série de blogs en trois parties, je vais vous expliquer comment créer un intranet SharePoint Online moderne. 

Pour ceux d’entre vous qui utilisent déjà SharePoint Online, vous savez que les anciens sites d’équipe peuvent sembler assez basiques. Par exemple, il y avait moins de composants Web intégrés disponibles, tels que le composant Web News. Si nous ajoutons un composant Web d’actualités en tant qu’application tierce, cela crée plus de dépendance vis-à-vis des fournisseurs externes. Cela représentait un risque inconfortable pour de nombreux clients.

En outre, il peut être difficile de rendre les sites d’équipe classiques visuellement attrayants avec les capacités natives disponibles. Les deux méthodes que j’ai utilisées pour relever ce défi étaient :

  • l’utilisation de liens promus ou de tuiles SPJS, qui impliquent toutes deux du temps et des efforts supplémentaires,
  • la dernière méthode produit une dépendance supplémentaire à une technologie non prise en charge par une partie indépendante.

Voici un exemple de l’apparence d’un site SharePoint Online classique lors du provisionnement initial.

SharePoint Online intranet

Même en personnalisant ces pages classiques, leur donner un aspect professionnel en utilisant des briques d’outils sera difficile.

La solution courante à ce problème consistait à exploiter une solution « Intranet in a box ». Cette solution pouvait être utilisée à la place de SharePoint Online ou placée devant celui-ci. Des exemples de tels produits sont Unily et Valo qui sont tous deux des produits recommandés. Cependant, d’après mon expérience, beaucoup de mes clients ne voulaient pas absorber le coût supplémentaire.

Depuis SharePoint Online moderne, il est beaucoup plus facile de planifier et développer en utilisant uniquement les fonctionnalités natives.

Le look book

Microsoft a même mis à disposition le SharePoint Lookbook, qui est une ressource étonnante offrant un large choix de styles. En voici quelques-uns :

  • Organization
  • Department
  • Team
  • Community
  • Solutions

Le Look Book SharePoint est présenté dans l’image ci-dessous :

SharePoint Online Intranet lookbook

Le Look Book a permis de guider les clients de Microsoft 365 dans la création d' »intranets époustouflants ». Et il a fait l’objet de nombreuses éloges. 

Bien qu’améliorée, l’expérience de SharePoint Online ne résout en aucun cas tous les problèmes qui existaient dans l’ancienne expérience. Par exemple il est maintenant possible de cibler les informations des pages SharePoint pour des groupes spécifiques avec la fonction de ciblage de l’audience. 

La plateforme Microsoft 365 est cependant toujours d’actualité et en constante évolution. Par conséquent, nous nous attendons à ce que les fonctionnalités de SharePoint Online continuent d’évoluer et de s’améliorer.

Le Look Book vous offre également la possibilité de sélectionner l’un des nombreux modèles de design.

SharePoint Online Intranet example

Cette méthode facilite le travail. Et une fois que vous avez ajouté le modèle choisi à votre tenant, vous pouvez avoir une page intranet instantanée. Vous pouvez la modifier et la personnaliser pour qu’elle ressemble à celle ci-dessous.

SharePoint Online Intranet example

Heureusement, il n’est pas difficile de créer et de construire une page intranet élégante. Et dans les étapes suivantes, je vais vous montrer comment faire.

Plan de création

Tout d’abord, je vais vous expliquer le processus de création d’un site SharePoint Online. Cela deviendra votre page de renvoi Intranet. Ce processus comprend le choix du type de site que vous devrez créer. Vous avez la possibilité de choisir entre des sites d’équipe, des sites de communication et d’autres options personnalisées.

Ensuite, je vous montrerai comment modifier l’apparence de votre nouveau site

  • en ajoutant votre logo, en changeant le titre de la page
  • en appliquant un thème personnalisé qui inclura la marque et les couleurs de votre organisation.

Enfin, je vous montrerai comment alimenter et modifier votre nouvelle page de destination avec un contenu pertinent, tel qu’un fil d’actualité, des liens rapides et un contenu de héros. Pour ce faire, vous pouvez ajouter des sections et des composants Web à la page de destination.

Créer votre site intranet SharePoint Online

Pour créer votre nouveau site, vous devrez accéder au centre d’administration SharePoint à partir de https://admin.microsoft.com. Vous devez être soit un administrateur global, soit un administrateur SharePoint. 

  1. Une fois connecté, vous devrez naviguer vers les centres d’administration > SharePoint.
Admin Centers
  1. Vous accédez alors au centre d’administration SharePoint, comme illustré ci-dessous.
SharePoint admin center
  1. Cliquez sur Sites actifs et vous verrez la liste des sites qui sont déjà présents dans votre locataire Microsoft 365.
Active sites
  1. Afin de créer votre nouveau site, cliquez sur Créer. Vous aurez alors le choix des sites que vous pouvez créer, comme indiqué ci-dessous :

Examinons les types de sites disponibles et le moment où il convient de les utiliser.

Types de sites intranet SharePoint Online

Les types de sites suivants sont disponibles dans SharePoint Online.

Site d’équipe Un site d’équipe est généralement utilisé pour partager des documents au sein d’une équipe. Lors de la création d’un site d’équipe, un groupe Microsoft 365 est automatiquement créé. Cette option n’est donc pas la mieux adaptée à la création d’une page de renvoi intranet. 
Site de Communication Un site de communication est conçu pour publier du contenu à l’intention de votre organisation afin de la tenir informée. Par conséquent, les sites de communication sont informatifs par rapport aux sites collaboratifs, et aucun groupe Microsoft 365 ne leur est associé lors de leur création. C’est l’option que nous allons utiliser pour configurer notre page d’accueil intranet.
Autres Options Sous Autres options, vous pouvez choisir parmi des modèles supplémentaires tels que Document Center, Enterprise Wiki et Publishing Portal. Vous pouvez choisir parmi d’autres modèles, comme le montre l’image ci-dessous.  Ces autres options seront traitées dans un prochain article.

Les choix disponibles dans la sélection Autres options apparaissent comme indiqué dans l’image suivante.

How to Create a SharePoint Online Intranet – Part One
  1. Ainsi, nous créons une page de renvoi Intranet. Le but premier d’une telle page est de communiquer des informations à nos utilisateurs. Nous devons créer un site de communication. Sélectionnez l’option « Site de communication » sur la page « Créer un site », et vous verrez apparaître les options suivantes pour choisir la conception de notre site. 
How to Create a SharePoint Online Intranet – Part One

J’opte toujours pour un site vierge pour commencer, car cela me donne la possibilité de personnaliser la page d’accueil. Nous devons compléter les informations suivantes afin d’approvisionner notre site de communication :

  • Site name
  • Site address
  • Site owner
  • Preferred language

J’ai réglé le mien comme indiqué dans l’image suivante.

How to Create a SharePoint Online Intranet – Part One

Options avancées

  1. Sous Paramètres avancés, vous pouvez également définir des options supplémentaires pour le site, notamment:
    • la sensibilité,
    • le fuseau horaire
    • la description du site.  
  2. Lorsque vous êtes satisfait de vos paramètres, cliquez sur Terminer.
  1. Votre site sera créé et apparaîtra dans la liste des sites actifs dans le centre d’administration SharePoint. Vous pouvez sélectionner votre nouveau site en cliquant dessus, puis en choisissant l’URL dans l’onglet Général, comme indiqué ci-dessous.
How to Create a SharePoint Online Intranet – Part One
  1. Vous devriez maintenant voir un site Communications vierge qui ressemble à quelque chose comme ceci.
How to Create a SharePoint Online Intranet – Part One

Nous avons maintenant une toile vierge avec laquelle nous pouvons jouer. Ensuite, nous voulons apporter quelques modifications à cette page pour qu’elle ressemble à une page de destination Intranet adaptée à notre marque. Voici comment nous allons procéder.

Modifier l’apparence de votre site

Maintenant, ajustons l’apparence du site en effectuant les changements suivants :

  • Créer un générateur de thème personnalisé
  • Appliquer le thème de couleur personnalisé à votre site

Ces étapes sont mes recommandations personnelles pour améliorer l’aspect et la convivialité de votre page de renvoi. Vous pouvez bien sûr trouver vos propres préférences.  Par exemple, je préfère supprimer le pied de page de toutes mes pages SharePoint Online, mais certains d’entre vous préféreront peut-être le laisser en place.

Supprimer l’en-tête

Pour personnaliser notre page de renvoi, commençons par supprimer le pied de page.

  1. Pour ce faire, nous devons cliquer sur la roue dentée située dans le coin supérieur droit de la page et sélectionner l’option Modifier l’apparence.
How to Create a SharePoint Online Intranet – Part One
  1. Sélectionnez Footer
How to Create a SharePoint Online Intranet – Part One
  1. Mettez le curseur sur Off. Cela supprimera le pied de page de la page de destination.
How to Create a SharePoint Online Intranet – Part One

Comme je l’ai mentionné précédemment, vous n’êtes pas obligé de supprimer le pied de page si vous souhaitez le garder sur votre page, mais j’ai l’impression que cela donne à la page un aspect plus propre.

De plus, à partir des options de modification de l’apparence, nous pouvons apporter des changements à notre en-tête.

  1. Cliquez sur En-tête, et à partir de là, nous pouvons changer le logo de notre page d’accueil.
How to Create a SharePoint Online Intranet – Part One
  1. Cliquez sur Modifier, puis téléchargez l’image que vous avez choisie. Le nouveau logo va maintenant prendre effet sur votre page.

Changer le titre

Ensuite, nous pouvons modifier le titre de notre page.  Vous remarquerez que le titre se lit maintenant de la même manière que le logo que nous venons de télécharger.  En règle générale, j’aime m’assurer non seulement que le logo et le titre se lisent différemment, mais aussi que le titre de notre intranet sera spécifique et mémorable.

  1. Pour modifier le titre, il faut cliquer sur Contenu du site > Paramètres du site, comme indiqué ci-dessous.
How to Create a SharePoint Online Intranet – Part One
  1. Dans les options des paramètres du site, choisissez le titre, la description et le logo dans la section « Look and Feel ».
Première partie - Comment
  1. Ici, vous pouvez modifier votre titre et ajouter une description facultative.  Cette page propose également une autre méthode pour modifier le logo.  Dans cet exemple, je vais changer le titre du site de Practical 365 en H U B 3 6 5. Les majuscules et l’espacement dans le titre du site donnent une impression plus spectaculaire et plus marquante à la page de destination, mais il s’agit là encore d’une préférence personnelle.
How to Create a SharePoint Online Intranet – Part One
  1. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé vos modifications, et vous verrez votre nouveau titre de site affiché à côté du logo de votre site, comme indiqué ci-dessous.
Première partie - Comment

Conclusion

Dans cet article, nous vous avons expliqué les étapes de la création d’un nouveau site de communication SharePoint Online. Cela servira de page de renvoi à notre intranet. Nous avons montré :

  • comment créer le site à partir du centre d’administration SharePoint
  • modifier certains paramètres de base tels que le titre, la description et le logo.

Dans la deuxième partie de cette série d’articles, nous vous montrerons comment appliquer une image de marque et des thèmes personnalisés à la page.

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