10 astuces pour optimiser l’efficacité d’Outlook

10 astuces pour optimiser l’efficacité d’Outlook

La plupart des travailleurs commencent et finissent leur journée avec Microsoft Outlook, la norme pour les e-mails. Avec des centaines de millions d’utilisateurs utilisant Outlook, il existe des millions de façons d’augmenter la rapidité du programme. Nous avons identifié ci-dessous 10 de nos trucs et astuces préférés pour maximiser la productivité de ce programme crucial.

Organisez vos e-mails en dossiers

Si vous voulez rationaliser l’utilisation de votre messagerie, c’est la première étape évidente. Mais elle peut aussi être la plus intimidante, surtout si votre boîte de réception déborde. Pourtant, l’organisation de vos e-mails dans un système de dossiers intuitif est la solution la plus logique. Vous ne passerez plus des heures à rechercher un ancien e-mail parmi des milliers d’autres. En outre, un système de dossiers facile à naviguer vous incitera à traiter chaque e-mail dès qu’il arrive.

Profitez des modèles d’e-mails faciles à utiliser d’Outlook

Si vous vous retrouvez à composer le même type de message à plusieurs reprises, enregistrez l’un des e-mails comme modèle. Allez dans Fichier > Enregistrer sous… > Modèle Outlook, puis cliquez sur Éléments > Choisir un formulaire… > Modèles utilisateur lorsque vous êtes prêt à utiliser ce formulaire pré-enregistré.

Enregistrez les e-mails importants, les événements du calendrier et les notes sous forme de fichiers sur votre bureau

Cela permet d’accéder encore plus rapidement aux messages et événements cruciaux. Faites simplement glisser un e-mail, une entrée de calendrier ou une autre note sur votre bureau ou dans un dossier. Ensuite, lorsque vous êtes prêt à y accéder, double-cliquez dessus et il s’ouvrira automatiquement dans Outlook.

Planifiez la livraison d’un courriel

Vous souhaitez rédiger un message maintenant mais l’envoyer plus tard ? Outlook vous facilite la tâche. Allez dans Options > Différer la livraison > Ne pas livrer avant, puis spécifiez l’heure et la date d’envoi. Cette fonction est idéale pour rédiger quelques réponses rapides avant de prendre l’avion ou d’entamer un après-midi de réunions.

Affichez les e-mails sous forme de conversations

Cette fonctionnalité affiche tous les messages connectés dans une vue de conversation. Elle est facile à activer : il suffit de cliquer sur Affichage > Afficher sous forme de conversations.

Adoptez l’avenir d’Outlook sur le Web

Office 365 et d’autres versions modernes du programme déplacent une grande partie de l’infrastructure de messagerie/calendrier/contact vers une vue web. L’application de messagerie électronique Send de Microsoft pour les smartphones simplifie même l’envoi de notes rapides entre collègues de travail.

Appuyez-vous sur des expressions naturelles pour créer un événement de calendrier

Au lieu de choisir une date/heure spécifique, tapez des expressions comme « samedi prochain » dans le champ de la date. Enfin laissez Outlook faire le reste.

Bloquez les e-mails provenant d’expéditeurs spécifiques

Vous pouvez effectuer des actions spécifiques pour bloquer le courrier indésirable. Cliquez sur Accueil > Options du courrier indésirable. Puis dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez identifier les expéditeurs que vous voulez bloquer.

Utilisez des notes autocollantes pour des rappels rapides

Appuyez sur Ctrl + Shift + N à partir de n’importe quel endroit de l’interface Outlook. Cela créera une nouvelle note qui peut être glissée et positionnée n’importe où sur votre écran. Cette fonction est idéale pour les tâches rapides qui n’ont pas besoin d’être saisies manuellement dans votre calendrier.

Ajustez les notifications du bureau afin de n’être averti que des messages les plus critiques

Si une notification s’affiche à chaque fois qu’un message arrive dans votre boîte de réception, vous risquez d’être distrait. Mais vous ne voulez pas non plus manquer des e-mails importants. Pour cela il faut désactivez les alertes du bureau dans Fichier > Options > Options de messagerie. Et enfin créez une règle personnalisée pour n’afficher les alertes de messages envoyés par des contacts spécifiques.

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