Office 365 Teams : 5 façons de rendre votre entreprise plus performante

Office 365 Teams : 5 façons de rendre votre entreprise plus performante

Ne sous-estimez pas la capacité d’Office 365 Teams à transformer efficacement votre façon de travailler. Tout d’abord, il s’agit d’une partie intégrante de la suite Office 365. Vous aurez donc du mal à trouver un meilleur outil de communication qui fonctionne aussi bien dans votre environnement actuel. Office 365 Teams est conçu pour permettre un meilleur travail d’équipe et une communication globalement plus efficace. En tant que société, nous sommes toujours plus ou moins au bureau cinq jours par semaine. Mais il serait négligent de ne pas reconnaître que l’environnement de travail moderne a évolué. Avec la demande de plus de flexibilité sur le lieu de travail, de nombreuses entreprises veulent s’adapter bien plus qu’auparavant. Office 365 Teams est un excellent moyen d’y parvenir. Il vous offre les outils et le soutien dont vous avez besoin en tant qu’entreprise pour créer cet environnement.

Il y a de fortes chances que vous utilisiez déjà Office 365 pour votre entreprise. Cependant, vous vous concentrez peut-être principalement sur :

• la gestion des documents,
• les feuilles de calcul,
• les emails
• le stockage des données.

Mais Office 365 Teams est une partie intégrante de la suite Office qui peut faciliter la collaboration et la communication. Apprendre à intégrer cet outil dans votre flux de travail quotidien facilitera la vie de votre équipe. Et nous avons tout un tas de raisons pour lesquelles vous devriez le faire.

À quoi sert Office 365 Teams ?

Office 365 Teams est plus qu’un simple outil de chat. Il ne s’agit pas seulement de discuter en ligne avec vos collègues. Office 365 Teams est avant tout un outil de collaboration. Il s’agit d’une intégration du chat, des réunions en ligne, du partage de fichiers, le tout en un.

Il tire pleinement parti de son rôle dans l’environnement Office 365. Cela signifie qu’il ne fonctionne pas seulement comme un outil autonome. Les alternatives concurrentes, telles que Slack, bien qu’efficaces dans leur fonction, sont exactement ce que nous entendons par « autonome ». Il s’agit d’un outil distinct qui remplit sa propre fonction sans communiquer avec les autres applications de votre environnement. Teams n’a rien à voir avec cette vie. Teams est étroitement lié à toutes vos applications Office 365 ainsi qu’à SharePoint.

Office 365 Teams est outil de prédilection pour envoyer et recevoir des informations de vos collègues de travail. Pour partager des fichiers et les éditer ensemble. C’est une alternative à la méthode encombrante des fils de messagerie de groupe et de l’envoi de fichiers dans les deux sens. Vous pouvez l’utiliser pour passer des appels vocaux et vidéo, ainsi que des vidéoconférences à la place de Skype.

Vous pouvez facilement séparer et distinguer les canaux, peut-être par projet ou par département. Mais tout est conçu en fonction de l’utilisateur final. L’objectif est de rendre la collaboration beaucoup plus simple et plus rationnelle.

5 fonctionnalités impressionnantes d’Office 365 Teams

Si vous êtes encore dubitatif quant aux avantages de l’utilisation d’Office 365 Teams, ce n’est pas grave. Examinons plus en détail certaines des fonctionnalités spécifiques de Teams qui en font un choix intéressant pour la collaboration.

Accessible Work Environment

Comme nous l’avons mentionné, Office 365 Teams est un environnement de travail collaboratif. Par conséquent, Teams vous offre un environnement numérique ouvert. Il vise à intégrer le travail d’équipe et à le rendre accessible à tous. Qu’est-ce que cela signifie exactement ?

Etant intégré à Office 365, vous pouvez accéder à toutes vos données et communications via la console centralisée d’Office 365. Il ne s’agit pas d’une application autonome, mais d’une partie d’une plateforme complète. Ainsi, toutes vos conversations, chats, réunions en ligne, fichiers partagés, tâches et autres sont disponibles dans une interface unique. Vous pouvez tout faire à partir d’une seule application. Tout cela a pour avantage final d’accroître la productivité et la collaboration.

Integrate Additional Apps

Dans de nombreux environnements d’entreprise, vous utilisez des outils commerciaux spécialisés au sein de votre organisation. Il peut s’agir d’outils de vente, de gestion des ressources, de service à la clientèle ou de gestion de projet. Microsoft a simplifié le regroupement de ces applications grâce à Teams. Vous n’avez pas besoin de choisir l’une ou l’autre, ni d’essayer de transmettre maladroitement des données de l’une à l’autre. C’est véritablement l’une des caractéristiques les plus remarquables d’Office 365 Teams.

La plupart du temps, les applications d’entreprise veulent que vous ne travailliez que dans leur environnement. Pour ce faire, elles rendent de plus en plus difficile l’intégration d’applications tierces. Microsoft, notre généreux suzerain, offre un support et une intégration complets pour des applications comme Zendesk, Jira et Asana. C’est certainement un plaisir rare de nos jours !

Les applications tierces comme Asana et Zendesk sont intégrées de manière transparente dans l’interface.
En bref, cela signifie que vous n’êtes pas en mesure de choisir entre les apps. Les membres de l’équipe du service clientèle peuvent se connecter sans avoir à naviguer séparément vers et depuis Zendesk. Cette fonction permet d’optimiser votre efficacité, vos flux de travail et vos relations avec les clients. Soyez au sommet de votre service clientèle en utilisant ces outils conjointement et distinguez votre entreprise.

Collaboration avec des tiers

Ainsi, en plus d’intégrer des applications tierces, Office 365 Teams prend également en charge la collaboration avec des participants tiers. Dans la plupart des cas, vous travaillerez au sein de votre propre organisation ou département. Toutefois, il peut être extrêmement utile de collaborer avec un tiers sur une application intégrée à votre entreprise.

Quand cela pourrait-il se produire ? Vous avez peut-être décidé d’externaliser un projet de marketing ou de conception graphique. Pour se faire, vous devez donc consulter et revoir les fichiers avec le concepteur que vous avez engagé. Vous pouvez voir à quel point il serait bénéfique de tout centraliser dans l’application Teams. Si vous travaillez fréquemment avec un fournisseur et que vous devez discuter d’un événement ou d’un projet à venir. Bingo.

Il suffit d’ajouter un invité en utilisant son adresse électronique préférée.
Dans l’ensemble, vous pouvez constater qu’il s’agit d’une fonctionnalité très puissante d’Office 365 Teams. La fonction d’appel à des invités et à des collaborateurs externes vous permet d’éviter les fils de discussion circulaires. En outre, quel que soit le degré de centralisation ou de dispersion de votre équipe, vous pouvez travailler ensemble. Il s’agit d’une fonction incroyable qui permet de rassembler votre équipe, d’où qu’elle vienne.

Espace de travail virtuel partagé

Nous l’avons naturellement mentionné à plusieurs reprises. En effet il s’agit de l’une des fonctions de collaboration au cœur d’Office 365 Teams. Sur les captures d’écran, vous pouvez voir la rangée d’onglets au-dessus de votre chat d’équipe. De sorte que vos fichiers sont toujours accessibles. En réalité, Teams ne serait pas un outil collaboratif sans un espace de travail partagé pour votre équipe.

Il rassemble tous les fichiers et documents pertinents en un seul endroit. Chacun peut y accéder facilement et peut modifier selon ses besoins. Cette fonctionnalité permet à votre équipe de travailler sur votre projet directement sur place, sans changer constamment d’application. En outre, cela signifie que chacun a toujours accès à la dernière et meilleure version d’un fichier donné. En outre, Teams s’associe à SharePoint pour créer un site d’équipe. Ce dernier héberge tous vos fichiers de projet et le matériel pertinent.

Créer des bots

Dans l’ensemble, nous pensons qu’il s’agit d’une fonctionnalité vraiment cool et puissante d’Office 365 Teams. Pour résumer, Teams vous donne la possibilité de créer des bots au sein de canaux privés et d’équipe. Cela signifie que vous n’avez même pas besoin de compter sur la disponibilité d’une personne pour des questions simples. Par exemple, vous pouvez créer et utiliser WhoBot pour connaitre l’interlocuteur du support, des RH ou de la sécurité.

Tapez la question de la même manière que vous la poseriez à un collègue. WhoBot trouvera les membres qui mentionnent souvent ce sujet, ainsi que les moyens de les contacter. Utiliser PollyBot vous permet de réaliser des sondages rapides et faciles au sein de votre équipe, à la volée. Il s’agit d’un excellent moyen efficace de recueillir des commentaires sur des dossiers ou des discussions sur les délais.

Polly Bot peut être utilisé pour prendre des décisions extrêmement importantes et urgentes.
Les bots dans Teams sont presque comme un Google miniature, conçus pour faciliter ces petits moments. Si vous êtes bloqué sur quelque chose et que vous vous rendez compte que vous avez besoin de l’avis de l’équipe de marketing, mais que vous ne savez pas de qui il s’agit ? Vous pouvez littéralement demander « Qui fait partie de l’équipe de marketing ? » et WhoBot vous renverra les contacts. À partir de là, il suffit d’un simple clic et vous êtes connecté. Vous pouvez choisir et utiliser plusieurs bots, tous intuitifs et conçus pour rationaliser votre travail.

Résumé

Dans l’ensemble, Office 365 Teams contient une foule de fonctions et de capacités puissantes qui ne sont pas disponibles dans d’autres applications autonomes comme Slack. Son concurrent le plus proche, Slack, n’a rien à envier à Teams.

Mais en fin de compte, nous pensons que vous ne pouvez pas ignorer le fait que Teams n’est qu’une partie d’un ensemble extrêmement intégré. En tant qu’élément de la suite Office 365, vous pouvez être sûr qu’il utilise cette intégration au maximum. Avec Teams à votre disposition, vous avez plus qu’une simple plateforme de messagerie instantanée. À première vue, on pourrait croire qu’il s’agit d’une version remaniée de Skype, mais chaque aspect de Teams est conçu pour rassembler vos employés. Il fonctionne au sein de la suite Office pour améliorer la gestion de projet, le progrès et l’efficacité, le tout enveloppé de la sécurité de classe mondiale de Microsoft et d’une interface intuitive.